Istruzioni per l’accesso al portale WebMail.Maggioli.it
 

 Indice

Finalità del Documento

Come connettersi a WebMail.Maggioli.it

Chi può accedere al portale

Il primo accesso al portale

La cadenza del cambio password

La definizione della password

La segretezza della password

La struttura della gestione password in Lotus

Ho dimenticato la password, che fare?

Il cambio password sul client locale Lotus

Il cambio password sul sito WebMail.Maggioli.it

Ingresso nel portale WebMail.Maggioli.it

Funzionalità distribuite

Utilizzo dell’interfaccia web

Poche buone regole d’uso



Finalità del Documento

Obiettivo del presente documento è descrivere brevemente l’utilizzo del portale intranet aziendale WebMail.Maggioli.it. Tramite il portale WebMail.Maggioli.it sono difatti distribuite in Intranet-Internet determinate applicazioni aziendali le quali diventano così fruibili da qualunque postazione sia interna che esterna che abbia la connessione Internet. In questo documento vengono illustrate alcune semplici regole da seguire per la prima connessione e per la gestione della password di accesso.

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Come connettersi a WebMail.Maggioli.it

La connessione è possibile da un qualsiasi PC all’interno all’azienda oppure in una delle nostre filiali/sedi esterne che sia connessa alla sede principale. La connessione è inoltre possibile dall’esterno dell’azienda da qualsiasi PC che sia adeguatamente connesso ad Internet; devono  in questo caso anche essere soddisfatti eventuali criteri di sicurezza presenti fra le diverse reti (firewall ecc..).  Per la connessione occorre lanciare l’Internet Explorer (versione 5.1 SP1 o superiori) ed aprire il sito

http://webmail.maggioli.it 

ed immettere quindi il proprio nome utente e relativa password e premere “Accedi al Servizio”

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Chi può accedere al portale

Non tutti gli utenti aziendali sono ovviamente abilitati per accedere al portale; un determinato utente può avere o meno accesso alle applicazioni del portale a seconda delle proprie mansioni. In linea generale se sarete abilitati all’accesso lo saprete per il semplice fatto che vi verrà comunicato assieme ai dati utente e password necessari per l’accesso.

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Il primo accesso al portale

La prima volta che da un PC si accede al portale il PC in questione deve scaricare alcuni moduli applicativi che l’utente deve confermare. Questi moduli sono riconoscibili dal fatto che sono di proprietà IBM e compaiono durante il primo utilizzo del portale. Ciò avviene solo al primo utilizzo sullo specifico PC e può venire chiesto in momenti diversi a seconda delle funzioni che si attivano.

 Quando quindi appare il seguente messaggio attivare l’opzione e premere SI per proseguire.


 

  

Successivamente secondo le impostazioni dell’Explorer installato potrà o meno comparire questo messaggio di attenzione. Confermare attivando l’opzione che il box non sia richiesto nuovamente e proseguire con SI.


 

 

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Il primo cambio password

La prima volta che si accede al portale per questioni di sicurezza è necessario che l’utente stesso provveda ad un primo cambio password per essere certo di esserne l’unico conoscitore.
Il cambio password al primo utilizzo del sistema
è una fase obbligatoria per l'utente come richiesto dalla normativa della privacy adottata a livello aziendale. Nei prossimi paragrafi è illustrato come eseguire il cambio, le regole da adottarsi per la definizione delle password nonchè la tempistica da rispettare nei successivi cambi password.

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La cadenza del cambio password

La normativa adottata a livello aziendale ed accettata da ogni dipendente tramite la lettera di incarico nominativa relativa alla legge 196/2003 impone un cambio password almeno trimestrale. Essendo la sicurezza del sistema ed anche dei dati degli specifici utenti basata di fatto su tale password si consiglia fortemente di adottare una cadenza di cambio password mensile.

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La definizione della password

La password per normativa deve avere una lunghezza minima complessiva di 8 (otto) caratteri ed essere composta possibilmente da caratteri e numeri. Non sono utilizzabili caratteri speciali (esempio ~) e sono riconosciute e valide le maiuscole-minuscole.

L'unica accortezza da mantenere nella gestione delle proprie password è in realtà quella di non perderla ovvero di adottare criteri di definizione di questa intuitivi per il proprietario (esempio l'associazione di una stringa con un numero progressivo o altri criteri intuitivi per l'utente).

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La segretezza della password

La password è gestibile dal solo proprietario, memorizzata in modalità criptata e tecnicamente non conoscibile da alcuno, neppure l'amministratore del sistema è tecnicamente in grado di venirne a conoscenza.

Nei casi di smarrimento password l'amministratore dietro richiesta del solo proprietario della casella può solo eseguire un processo di ricreazione ex-novo della casella di posta in questione re-innescando in questo modo il processo automatico di una nuova richiesta password all'utente in questione e senza quindi essere operativamente coinvolto nella digitazione di password.

Se smarrite la password impostata essa non è quindi più rintracciabile da alcuno e dovrete richiederne l'azzeramento al supporto tecnico aiuto@maggioli.it

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La struttura della gestione password in Lotus

Nel sistema di posta ogni utente possiede un account di posta (tipicamente ncognome@maggioli.it) ed a seconda dei casi può avere accesso alla relativa casella di posta o tramite programma Lotus installato sul proprio PC o tramite accesso al sito internet WebMail.Maggioli.it.

In conseguenza di tale duplice modalità di accesso il sistema delle password ha dei criteri di base quali:

- Le password possono in teoria essere anche diverse ma è fortemente raccomandato impostare la medesima password in entrambe le modalità (programma Lotus e sito WebMail.Maggioli.it)

- Ovviamente se un utente utilizza solo una modalità tra queste anche il cambio password può essere limitato al singolo caso di utilizzo

- In realtà il cambio password potrebbe limitarsi al client Lotus locale che poi tramite un processo ciclico notturno esegue il passaggio dei valori di password al sito.

- Dato che non tutti utilizzano il client Lotus installato su PC ed anche per il ritardo relativo al passaggio automatico la norma da adottare è di "eseguire contestualmente il cambio password dapprima sul proprio client Lotus locale (se lo si possiede) e successivamente sul sito WebMail.Maggioli.it impostando password identiche"

Ho dimenticato la password, che fare?

Per motivi di sicurezza la password utente non è visibile in alcun modo neppure al personale tecnico preposto alla gestione dei sistemi. Se la password viene smarrita dovrete seguire le seguenti istruzioni:

- Se la password smarrita è quella relativa all'accesso al sito WebMail.Maggioli.it ed avete comunque accesso al programma Lotus locale vi sarà sufficiente impostare in questi una nuova password avendo cura che nella maschera di cambio password la voce "Impostare sempre la password Web coincidente con la password Notes" sia abilitata. In questo modo nell'arco di circa 24 ore la password Web sarà aggiornata con il medesimo valore impostato sul Lotus locale.
- Se avete smarrito la password di accesso al client Lotus locale dovrete richiederne l'azzeramento al supporto tecnico aiuto@maggioli.it che provvederà a azzare l'esistente con una password diversa iniziale che sarà poi vostra cura cambiare al primo utilizzo.

Il cambio password sul client locale Lotus

Mostriamo di seguito le voci di menù da attivare e le videate conseguenti per giungere alla inputazione di una nuova password nel caso di accesso al programma Lotus locale al proprio PC.

Una volta entrati nel programma Lotus eseguire la voce di menù "File->Sicurezza->Sicurezza Utente" come indicato in immagine.



Il sistema richiederà di nuovo la password attuale per proseguire quindi presenterà la seguente videata relativa alle impostazioni di sicurezza utente. Qui selezionare il bottone indicato "Modifica la password".


Il sistema richiederà di nuovo la password attuale per proseguire quindi presenterà la videata finale dove dovrete digitare in duplice copia per conferma la nuova password.


Immesse le nuove password confermare l'operazione con il bottone OK per completare il cambio password.

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Il cambio password sul sito WebMail.Maggioli.it

Mostriamo di seguito le voci di menù da attivare e le videate conseguenti per giungere alla digitazione di una nuova password nel caso di accesso al sito WebMail.Maggioli.it

Una volta entrati nella propria casella di posta tramite l'accesso al sito WebMail.Maggioli.it selezionare la voce "Preferenze" nell'angolo in alto a destra. Come da immagine si aprirà una semplice casella dove dovrete immettere la password attuale e la nuova (duplice immissione).


Immesse le password attuali e nuove confermare l'operazione con il bottone OK per completare il cambio password.

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Ingresso nel portale WebMail.Maggioli.it

A questo punto dovreste essere entrati nel sistema e vi sarà proposta la vostra pagina iniziale come segue; diversamente è molto probabile che la versione di Explorer installata non sia aggiornata (versione minima gestita 5.1) e in alcuni  casi (es. Netscape Navigator) vi può anche essere presentata una versione “minimalista” del sito previo messaggio di attenzione. In questi casi aggiornare, se possibile, l’Internet Explorer alla versione corrente.

Secondo la tipologia dell’utente verrete dirottati o direttamente alla pagina di Benvenuto della vostra posta od ad un menù generale in cui potrete eseguire le varie applicazioni di cui una sarà comunque la “Applicazioni Personali”.

Per le varie applicazioni si rimanda alla documentazione preposta; per quanto riguarda il vostro ambiente personale di posta sappiate che è ampiamente configurabile (voce Modifica Aspetto in Benvenuto) in modo che possiate in anteprima visualizzare l’insieme di informazioni desiderato. Per la configurazione della pagina di Benvenuto si rimanda alla documentazione visibile attivando la voce Guida (in alto a destra).


 

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Funzionalità distribuite

Oltre alle specifiche applicazioni aziendali (dipendenti dal'utente interessato) vengono comunque perlomeno rese disponibili le funzionalità di Posta, Diario ,Contatti ed Appunti. Tutte queste funzioni (ad esclusione di Appunti) sono le medesime utilizzabili dal client Notes installato sul proprio PC e sono automaticamente sincronizzate senza ritardo. Solo per la funzione Contatti che equivale alla Rubrica Personale sul client Notes la sincronizzazione deve venire esplicitamente richiesta eseguendo, sul client Notes locale, il menù Azioni -> Sincronizza Rubrica. Nel caso in cui abbiate quindi nominativi e/o gruppi impostati nella rubrica locale potrete aggiornare la versione web tramite questo comando; il resto delle informazioni (posta, appuntamenti ecc..) sono invece stati migrati in automatico essendo presenti sul vostro database sul server centrale (la rubrica personale è un file locale sul vostro PC).

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Utilizzo dell’interfaccia web

Il sistema in questione è un’applicazione web a tutti gli effetti e come conseguenza segue le modalità di utilizzo tipiche di Internet. Da un punto di vista delle funzioni utente è superiore alla versione Notes locale attualmente presente in azienda (4.6)  e si tratta fondamentalmente di capire come navigare nel sistema. Tenete presente che esiste, sotto la voce Guida in alto a destra, un corposo help che aspetta solo di essere visionato.

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Poche buone regole d’uso

Provvedete alla modifica della pagina di Benvenuto che vi permette di avere la pagina di ingresso come preferito. Ad esempio l’opzione 3 vi permette di avere in un colpo d’occhio appuntamenti, cose da fare e posta in ingresso ancora da leggere.